§  ¿Qué es el controlador de presencia?

Es un artículo que nos puede servir muchísimo para controlar las diferentes entradas y salidas de trabajadores de nuestra empresa, coloquialmente conocido como fichar en el trabajo, simplemente consiste en la verificación de dichos trabajadores mediante su excelente software, a través de contraseña, clave o datos biométricos (rasgos faciales, huella dactilar, etc.).


Hay muchísimos tipos de controladores de presencia o autentificación, como pueden ser los tornos colocados en sitios turísticos, en las estaciones de trenes, etc., pero nosotros nos centraremos en los controles de presencia de las empresas.

 

Estos se componen de 3 mecanismos:

-          Mecanismo de autentificación: es la contraseña o la clave de cada trabajador de la empresa.

-          Mecanismo de autorización: el software detecta la existencia de ese trabajador en la empresa, a través de su clave o su contraseña, apuntando la hora a la que ha entrado, y cuando fiche al salir, la hora de salida.

-          Mecanismo de trazabilidad: este mecanismo permitirá reconocer a esa persona y mostrar su historial, así los trabajadores podrán revisar sus horarios de entradas y salidas de los días anteriores, o por ejemplo si piensa que se le olvido fichar el día anterior, podrá comprobarlo.

Gracias al sistema de control de presencia su empresa dispondrá de una información valiosa que le permitirá conocer cosas como: las horas trabajadas, los calendarios, los retrasos, el cumplimiento de horarios, planificaciones de ausencias y vacaciones, haciendo que la competitividad de sus trabajadores sea mayor, por lo tanto, también la de su empresa.

La tecnología de identificación más usada en estos momentos es la biométrica, principalmente la huella dactilar, aunque también algunos modelos tienen RFID o proximidad aplicada en tarjetas de PVC como modo de identificación, y otros modelos ya combinan los dos métodos.

Usted se preguntará, ¿Y que conseguimos con eso?, pues muy sencillo, en España, según la EPA (Encuesta de Población Activa), se realizaron 6.822.900 horas extraordinarias en el segundo trimestre del 2018, de las cuales 2.986.200 horas no fueron retribuidas, es decir, se perdieron un 43,8% de las horas extraordinarias que se hicieron, así que esta nueva normativa luchara contra los excesos de jornadas y las horas extraordinarias no pagadas.

§  ¿Qué ha cambiado en la nueva normativa?

En esta nueva normativa se pretende luchar contra la inestabilidad laboral en el ámbito de trabajo, modificándose el artículo 34 de la Ley de los Trabajadores, con respecto a la modificación anterior de esta misma normativa, añadiéndose un nuevo apartado 9, dentro de ese mismo apartado el BOE publica “la empresa garantizará el registro diario de la jornada, que deberá incluir los horarios de inicio y finalización de la jornada de trabajo”. Antes, las empresas, solo estaban obligadas a registrar la jornada de los trabajadores a tiempo parcial, a partir de esta nueva reforma, las empresas están obligadas a registrar las jornadas de TODOS sus empleados.

 

§  ¿Qué podemos hacer para cumplir con la normativa?

Para cumplir con esta nueva normativa tenemos que cumplir estas 3 reglas:

-          Es obligatorio registrar la hora de inicio y finalizaciones la jornada laboral de TODOS los trabajadores de la empresa.

-          Almacenar los registros de los trabajadores durante 4 años

-          Que dichos registros estén a disposición de los trabajadores, sus representantes legales, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social

Sí llegara una inspección y no se tienen estos documentos, las empresas se enfrentarían a sanciones que pueden ir desde los 625 a los 6.250€, algo que es mejor evitar.

 

§  ¿Sería una inversión rentable?

Con un controlador de presencia aporta valores que hacen que la empresa comience a rentabilizar el control del personal desde el primer día, ya que con esto:

-          Elimina los retrasos

-          Acaba con las ausencias reiteradas

-          Reduce las horas improductivas pagadas

-          Automatiza la gestión de turnos y calendarios

-          Disminuye la gestión administrativa y de RRHH

Aumentará su competitividad ya que llegar a menudo con retraso, tomarse más tiempo en el desayuno, hacer gestiones personales en horario de trabajo, etc., son cosas que dejaran de ocurrir en su trabajo, ya que llevara un mayor orden de la empresa.

Instalando un controlador conseguirá eliminar las malas prácticas de sus trabajadores y evitar que les peguen estos malos hábitos a los demás. Aumentará el compromiso y la productividad, ya que:

 

 

 

-          Acaba con las malas practicas

-          Establece normas de comportamiento

-          Aumenta el compromiso

-          Gana en productividad

-          Consigue que tu empresa sea más competitiva

Además, si su control de presencia lo complementa con un sistema de control de accesos, aumentara la seguridad en el área de trabajo, evitando la intrusión de personal ajeno a la empresa, y delimitando quién, cuándo y cómo puede acceder a determinadas zonas.

 

§  ¿Cómo funciona su software?

Como anteriormente se ha mencionado, estos controladores cuentan con un excelente software que sirve para autorizar y confirmar la asistencia de los trabajadores a la empresa, con la finalidad de controlar con precisión las entradas y salidas del personal. Incluyen la opción de recoger los datos horarios de todos los empleados de la empresa, obligatorio por ley para todos los trabajadores según la nueva ley de mayo de 2019.

Las principales prestaciones que ofrece este software son:

-          Gestión de datos: gracias a esta información, el acceso a la gestión y supervisión de los datos es inmediato y se puede ver toda la información gracias a la pantalla que traen incorporada, permitiendo a los responsables validar las diferentes incidencias que pueda ocurrir.

-          Control: el software se puede actualizar directamente con conexión a internet, además de programar copias de seguridad. Permite gran cantidad de trabajadores registrados, por ejemplo, alguno de nuestros modelos permiten hasta 2.000 registros, con sus diferentes contraseñas, claves, o datos biométricos. Conserva un historial de todos los cambios efectuados respecto a los trabajadores (cambios de centro o de calendario) y permite acceder a la ficha de cada empleado, desde donde se puede controlar toda la información relativa al empleado como pueden ser movimientos, incidencias, calendarios o vacaciones.

 

§  ¿Cómo manejar los informes con el software?

Con los informes que nos da el software, nos permite ordenar toda la información disponible como se prefiera y nos da la posibilidad de exportarla a diferentes formatos (PDF, Excel, JPG, etc.).

 

 

 

§  ¿Qué importancia tiene un controlador de presencia en mi empresa?

Ya sabemos que el recurso más importante de una empresa son sus empleados, es en lo que una empresa suele invertir más dinero, en recursos humanos, por tanto, esta actividad debería tener como prioridad disponer de toda la información necesaria para saber el rendimiento de esta inversión.

Por lo que una herramienta como el controlador de presencia de trabajadores se hace indispensable para cualquier empresa, para poder gestionar las horas de entradas y salidas, las incidencias, las horas extras, las horas ausentes, las vacaciones, etc., (además de que a partir de mayo de 2019 no solo sigue siendo indispensable para las empresas, sino que es obligatorio por ley).

 

§  Obligación de llevar un registro de control

Es normal que existan dudas de si es obligatorio para las empresas llevar un registro de control de presencia de sus trabajadores, ya que durante estos últimos años ha habido muchísimas modificaciones en la ley, era obligatorio, después no, después obligatorio solo para los trabajadores a tiempo parcial y luego vuelve a ser obligatorio. En mayo de 2019 entro la nueva ley que indicaba que, SI es obligatorio a llevar un control de los trabajadores que trabajan en la empresa, de las horas extras, de las vacaciones, de las horas que se han ausentado, etc.

 Con esto dejo claro que, si es obligatorio llevar este control a TODOS los trabajadores, pero las empresas no están obligadas a comprar un fichero o un control de presencia, pero el no tenerlo indica que uno de los trabajadores tendrá que llevar todo el control, tendrá que entrar el primero y esperar que se vaya el ultimo para poder irse, apuntar todas y cada una de las incidencias, horas extra, etc.

Además de que no podrá cometer ningún fallo ya que podrá aparecer un inspector y sancionar a la empresa por los fallos cometidos o por el no registro de la actividad de los trabajadores, pero estando todo correcto el informe manual seria valido en una inspección, pero claro, con un controlador de presencia todo eso se podría ahorrar para ganar tiempo y dinero por parte de la empresa, además de que estos controladores tienen precios muy baratos.

 

§  Controles de presencia con validez legal

Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de adquirir un controlador de presencia, como pueden ser: hasta qué punto se pueden configurar y/o personalizar los horarios, la posibilidad de fichar a través de sistemas biométricos, la facilidad de su interfaz, o si la validez de los informes que redacta tienen validez legal.

 

Por supuesto, nuestra empresa cuenta con controladores de presencia que redactan informes totalmente legales, pero, ¿cómo podremos saber si esto es suficiente en el caso de tener que presentar estos informes en un juicio?, pues ante un juez, aparte de presentar un informe que cumpla la normativa vigente, lo que se pretenderá será determinar la veracidad de la información que contiene el informe, ya que, aunque el informe cumpla totalmente las normativas vigentes, la otra parte siempre podrá acudir a que la información contenida en ese informe no es real, y que ha podido ser modificada de algún modo.

Desafortunadamente no existe ninguna homologación desde el Ministerio de Industria para los controladores de presencia actualmente, debido a que ningún sistema puede garantizar que la información no haya sido modificada en algún momento, por lo tanto, la otra parte siempre se podrá alegar a que no es una prueba irrefutable, y seguirá siendo la palabra de una parte contra la otra.

Quizás la mejor manera de poder evitar estos contratiempos sea emitir copias cada cierto tiempo de los informes realizados por el controlador de presencia, y que ambas partes se firmen, tanto por el trabajador como por la empresa, así se podrán evitar malentendidos.

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